O inventário é o momento em que a ótica descobre quanto do estoque existe de verdade. E quase sempre há diferença: o sistema diz que há três unidades de uma armação e a gaveta tem uma. Neste guia você vai ver como organizar o inventário e, principalmente, como reduzir as divergências de uma contagem para a outra.
Por que o estoque da ótica diverge
Antes de contar, entenda de onde vêm as diferenças. As causas mais comuns em óticas:
- Venda sem baixa: o produto saiu, mas a venda foi registrada com outro código ou nem foi lançada.
- Troca e devolução sem registro: o cliente trocou a armação, a peça voltou para a vitrine e o sistema não sabe.
- Quebra na montagem: a lente ou a armação quebrou no laboratório e ninguém lançou a perda.
- Cadastro duplicado: o mesmo modelo cadastrado duas vezes, com saldos divididos.
- Transferência não recebida: a peça saiu de uma loja e não foi dada como recebida na outra.
- Consignação e mostruário: peças de fornecedor misturadas ao estoque próprio.
Cada causa tem uma correção de processo. Contar sem corrigir o processo é garantir a mesma divergência no próximo inventário.
Passo 1: prepare antes de contar
- Registre todas as vendas, trocas e devoluções pendentes.
- Dê entrada nas notas de compra recebidas (importar o XML evita erro).
- Conclua ou cancele as transferências em aberto entre lojas.
- Separe peças de conserto, consignadas e de mostruário de fornecedor.
- Imprima etiquetas das peças sem código de barras.
Passo 2: conte por setor, não a loja inteira
Em vez de fechar a loja um dia inteiro, divida o estoque em partes e conte em ciclos:
| O quê | Frequência sugerida |
|---|---|
| Armações de maior valor | mensal |
| Óculos de sol | a cada troca de coleção |
| Lentes de estoque | trimestral |
| Acessórios e demais itens | trimestral |
Contagens curtas e frequentes encontram o problema perto de quando ele aconteceu, o que facilita descobrir a causa.
Passo 3: use leitor, coletor ou RFID
Contar digitando código é lento e gera erro. Com coletor de dados, a contagem vira leitura de código de barras. Em lojas com muito volume, etiquetas RFID permitem ler várias peças de uma vez. Uma boa prática é fazer contagem acumulada: duas pessoas contam o mesmo setor e o sistema soma e compara.
Passo 4: analise a divergência antes de ajustar
Ajustar o estoque para “bater” sem entender a diferença esconde o problema. Para cada divergência relevante:
- Consulte as últimas movimentações do produto.
- Verifique vendas, trocas e transferências recentes.
- Registre o ajuste com um motivo de movimentação (perda, quebra, erro de cadastro etc.).
Com os motivos registrados, depois de alguns inventários você sabe qual é a principal causa de perda da sua ótica.
Passo 5: transforme o resultado em processo
- Divergência por venda sem baixa: revise o fluxo do balcão.
- Divergência por quebra: registre perdas do laboratório com rotina.
- Divergência por troca: toda troca passa pelo sistema, sem exceção.
- Divergência entre lojas: transferência só termina quando é recebida.
Indicador para acompanhar
Acompanhe a divergência de inventário (em quantidade e em valor) de um ciclo para o outro. Ela deve cair. Veja outros números em indicadores para óticas.
Como o sistema ajuda
Um controle de estoque para óticas bem feito reduz a divergência na origem: baixa automática na venda, troca registrada, importação do XML e transferências acompanhadas. No SavWin One, o inventário convive com contagem de estoque, contagem acumulada e por lote, RFID e estorno de movimentação.
Leia também como controlar o estoque de uma ótica.
Quer ver o inventário do SavWin One funcionando? Fale com um especialista.
